Čemu služi interna revizija i kojim tvrtkama je ona potrebna?

Sve kreće od dobre poslovne ideje. Dobri poslovni rezultati dovode do rasta tvrtke i u određenom trenutku tvrtka prerasta mogućnosti vlasnika da direktno komunicira s krajnjim izvršiteljima poslovnih aktivnosti. Jednako kako vlasnik tvrtke tada delegira ovlasti i odgovornosti za postizanje pojedinih poslovnih ciljeva, sustav internih kontrola i upravljanje rizicima na rukovodstvo, tako treba delegirati i ovlasti i odgovornosti za nadzor nad njihovim radom na internu reviziju. Funkcija interne revizije korisna je i potrebna svim većim tvrtkama, a ovisno o specifičnim potrebama tvrtke moguće je odabrati između različitih modela njezine uspostave. Zatražite besplatne 15-minutne konzultacije za procjenu koji model interne revizije je idealan za Vašu tvrtku.

Čemu služi interna revizija? Treba li mojoj firmi netko da interno prekontrolira kako radim?

Sve kreće od ideje. Neka osoba odluči da ne želi raditi za nekog drugog, smisli neki proizvod ili uslugu i ciljanu tržišnu skupinu, osnuje firmu i krene raditi. U početku je cijela poslovna strategija samo u glavi osnivača. Ako je poslovna ideja i strategija dobra, firma počinje zarađivati i širiti se na tržištu. Zapošljavaju se novi ljudi koje vlasnik – direktor još uvijek neposredno drži pod kontrolom i govori im što trebaju raditi. S vremenom, zapošljava se još više ljudi i organizacijska struktura postaje dublja. Više nisu svi radnici pod direktnom kontrolom vlasnika, nego odgovaraju drugim zaposlenicima koji su postavljeni kao šefovi, voditelji, direktori. Usmena predaja zadataka više nije održiva opcija te je potrebno izrađivati interne akte, ne više samo one koji su uvjetovani regulativom. Vlasnik-direktor i dalje može biti glavni pokretač i strateg firme, ali do krajnjih izvršitelja ne dolazi više izravno, nego preko posrednika – višeg i srednjem rukovodstva. Direktor višem rukovodstvu definira strategiju i ciljeve tvrtke te očekuje da svaki rukovoditelj u svojoj poslovnoj domeni provodi tu strategiju i doprinosi ostvarenju ciljeva. Što može ugroziti ostvarivanje ciljeva? Naravno, rizici. Rizici mogu imati vanjski ili unutarnji uzrok. Primjerice, vanjski uzročnici su elementarne nepogode, promjena regulative, hakiranje informacijskog sustava, provala u poslovni prostor i sl., dok među unutarnje uzročnike spadaju npr. interna prijevara, slučajne pogreške radnika, pogrešna poslovna strategija, neusklađenost s regulativom i sl.

Kako će direktor znati postupaju li njegovi rukovoditelji i svi radnici onako kako on to želi da se osigura ostvarivanje ciljeva tvrtke? Izvršavaju li svoje zadatke s integritetom (odrađuju ih najbolje i kad nitko ne gleda)? Ponašaju li se prema klijentima, poslovnim suradnicima i kolegama na prihvatljiv način? Krade li mu netko proizvode ili novac? U prvoj fazi direktor može sam povremeno „špijunirati“ svoje rukovoditelje i djelatnike, ali vrlo brzo takav način više nije ni prikladan ni izvediv. I tu nastupa interna revizija.

Prema definiciji Instituta Internih revizora, interna revizija je neovisno i objektivno jamstvo i savjetodavna aktivnost koja se rukovodi filozofijom dodane vrijednosti u cilju poboljšanja poslovanja organizacije. Ona pomaže organizaciji u ispunjavanju njezinih ciljeva sistematičnim pristupom procjenjivanja i poboljšanja djelotvornosti upravljanja rizicima, sustava unutarnjih kontrola i korporativnog upravljanja. Što to znači jednostavnim riječima? Interna ili unutarnja revizija je kontrolna funkcija koja stvara dodatnu vrijednost na način da neovisno i objektivno procjenjuje djelotvornost upravljanja rizicima, kontrole i korporativno upravljanje. Direktor angažira internog revizora koji će mu neovisno, objektivno i na sistematičan način provjeravati rad svih djelatnika (uključivo sve razine rukovoditelja) u svim procesima i organizacijskim jedinicama tvrtke te ga o tome izvještavati. U fokusu će biti sustav internih kontrola i upravljanja rizicima koji osiguravaju ostvarivanje ključnih ciljeva tvrtke. Interna revizija će direktoru biti oči i uši, a ujedno i savjetodavna funkcija. Na osnovu izvještaja o utvrđenim manjkavostima i danim preporukama, direktor će dobiti uvid o radu svoje tvrtke te će otklanjanjem propusta i provođenjem preporuka unaprjeđivati mehanizme koji osiguravaju provođenje poslovnih ciljeva i strategije tvrtke. Glavni mehanizmi su sustav internih kontrola i upravljanja rizicima. Interna revizija pomaže organizaciji u ispunjenju njezinih ciljeva i poboljšanju poslovanja. Posebnu ulogu ima i u upravljanju rizicima, budući da procjenjuje efikasnost sustava unutarnjih kontrola i upravljanja rizicima. Svojim preporukama utječe na smanjivanje rizika na prihvatljivu razinu, stoga bi internu reviziju trebala imati svaka tvrtka, a ne samo one kojima je to zakonska obveza.

Treba li direktor imati trajno zaposlenog internog revizora na punom radnom vremenu? To nije nužno potrebno. Moguće je cijeli posao interne revizije eksternalizirati odnosno povjeriti drugoj tvrtki koja se bavi internom revizijom. Ovaj model je najbolji za tvrtke koje su još uvijek relativno male. Druga varijanta je zapošljavanje jednog internog revizora kao stalnog zaposlenika odgovornog za funkciju interne revizije, a kojemu je omogućeno da po potrebi angažira dodatne stručnjake (interne revizore) za pojedina područja u kojima nije „doma“. Na primjer, može cjelokupno područje revizije informacijskog sustava prepustiti tzv. IT revizoru, stručnjaku u tom području s kojim će dogovoriti metodologiju rada i planiranja revizija te nadzirati njegov rad i rezultate. Također, može koristiti tzv. „co-sourcing“ te angažirati interne revizore kao pomoć u pojedinim revizorskim angažmanima. Čak i velike tvrtke, koje imaju zaposlenu kompletnu „vojsku“ internih revizora mogu koristiti eksternalizaciju (npr. i dalje za IT reviziju), kao i „co-sourcing“. U ovom slučaju, „co-sourcing“ se koristi u periodima kada netko od trajno zaposlenih internih revizora bude duže odsutan (bolovanje, rodiljni i sl.), kod pojedinih revizija gdje je potreban dodatni stručnjak za određeno područje, kada je privremeno potrebno pojačati tim internih revizora kako bi se uspjele provesti svi planirani revizorski angažmani, unatoč neplaniranim (izvanrednim) internim revizijama na zahtjev direktora.

Uobičajeno je nepisano pravilo da u internoj reviziji treba imati zaposleno oko 1% ukupnog broja radnika. Ponekad je interna revizija regulatorno uvjetovana (npr. banke, štedionice i osiguravajuće kuće) bez obzira na broj ukupno zaposlenih (npr. banka s 50 zaposlenih imat će barem 1 zaposlenog internog revizora, a vrlo vjerojatno i eksternaliziranog IT revizora).

Naravno, manjim tvrtkama nije isplativo imati trajno zaposlenu internu reviziju, ali zato su im na raspolaganju usluge eksternalizirane interne revizije, kao i co-sourcing, kao pomoć u provođenju interne revizije gdje je ona već uspostavljena, ali ima povremeni nedostatak resursa za kvalitetno provođenje svoga posla. Koje su koristi od provođenja interne revizije? Kako ona može djelovati na poboljšanje poslovanja i ostvarivanje ciljeva tvrtke? Zašto za internim revizorima uvijek postoji potražnja? Koje su osobine kvalitetnog internog revizora? Kako se pripremiti za dolazak interne revizije?

Što i kako revizija radi? Ako zamislimo sustav unutarnjih kontrola kao zaštitni omotač na koji napadaju rizici, a taj omotač sadrži rupe kao švicarski sir, može se reći da revizija provjerava „koliko smo šuplji“. Provjerava radi li tvrtka u skladu sa zakonima, svojim internim pravilima, upravlja li dobro rizicima i je li pri tome efikasna. Ona daje preporuke da se pokrpaju rupe u ovom zaštitnom omotaču koji čini uspostavljeni sustav internih kontrola kao odgovor na identificirane i procijenjene rizike. Sve ono što napada firmu izvana i iznutra je inherentni rizik, a ono što preostaje nakon implementacije svih mogućih zaštitnih mjera je rezidualni rizik koji smo odlučili prihvatiti. Ponekad se može činiti da interni revizor nastoji rizike svesti na nulu, ali to ne bi tako trebalo biti. Rizike treba tretirati različitim mjerama (izbjegavanje, transfer, smanjivanje) do prihvatljive razine. Prihvatljiva razina različita je za svakog čovjeka, pa tako i za svakog rukovoditelja. Zato je važno da direktor (a u većim tvrtkama, uprava) uz poslovnu strategiju definira i strategiju upravljanja rizika, kao i određene limite odnosno prihvatljive razine po pojedinim vrstama rizika. Tada će rukovoditelji imati određeni okvir unutar kojeg se trebaju kretati, a interni revizori provjeravati pridržavaju li se definiranih okvira. U svome radu revizori se pridržavaju međunarodno prihvaćenih standarda interne revizije, rade sukladno etičkom kodeksu internih revizora te koriste odgovarajuću metodologiju.

Kakav treba biti interni revizor? Jedna od osnovnih osobina koju bi trebao posjedovati je znatiželja i čvrstoća karaktera. Znatiželja, da ga zanima to što radi, da postavlja pitanja kada mu nešto nije logično i da istražuje sve dok ne dođe do odgovarajućeg objašnjenja. Čvrstoća karaktera mu je potrebna da sačuva osobni integritet, hrabrost i otpornost da ne zatvara oči i uši, bez obzira tko mu i na koji način sugerira da malo zažmiri. Realno, interni revizor po svojoj prirodi posla nije baš omiljeni kolega jer nitko ne voli da se njegov rad provjerava. O samom internom revizoru, kao i o podršci koju mu pruža direktor (uprava), ovisit će njegov status unutar tvrtke. Revizor mora kontinuirano raditi na svojim komunikacijskim vještinama, jednako kao i na stjecanju znanja o svim procesima tvrtke. Metode rada internih revizora se razvijaju i unaprjeđuju da ostanu ukorak s promjenama u radu tvrtke, tržišta, cjelovitog okruženja. U današnje vrijeme interna revizija je kontrolna funkcija bez kojih ozbiljne tvrtke ne mogu zamisliti svoj rad. Svojim djelovanjem ona štiti tvrtku od rizika te doprinosi ostvarenju njezinih ciljeva stvarajući dodatnu vrijednost kao jedan od ključnih stupova korporativnog upravljanja tvrtke.

Osim što pomaže u ostvarenju ciljeva tvrtke, važno je napomenuti da je interna revizija jedan od značajnih faktora prevencije, a i detekcije prijevara. Prema ACFE „Report to the nation 2018 – Global study on occupational fraud and abuse“, 15% svih prijevara otkrila je interna revizija, srednje trajanje prijevare je bilo 12 mjeseci (srednja vrijednost je 18 mjeseci), te je i iznos štete u načelu manji što se prijevara ranije otkrije.

Sve počinje od ideje i poslovne strategije kojom će se ideja pretvoriti u uspješan poslovni rezultat. Rastom tvrtke ideje raste i broj razina između kreatora ideje i izvršitelja i prisutan je rizik da se izgubi osjećaj za „što je pjesnik htio reći“. Ostvarenje ideje ugrožavaju i razni rizici, internog ili eksternog porijekla koji se mitigiraju uspješnim upravljanjem rizicima. Interna revizija provjerava kako se ideja od strategije kroz različite interne akte komunicira do krajnjeg izvršitelja, postupaju li oni sukladno definiranim pravilima te jesu li izvještaji točni, pravovremeni i pouzdani za donošenje kvalitetnih poslovnih odluka. Kroz ove i mnoge druge funkcije, interna revizija pomaže osigurati da rezultati tvrtke budu u skladu s poslovnom idejom, strategijom i korporativnom kulturom tvrtke.